STAJYER/ÖĞRENCİLERE YÖNELİK KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN

AYDINLATMA METNİ

Bu belge kişisel verilerinizin işlenmesi konusunda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) m. 10 çerçevesinde aydınlatılmanızı sağlamak amacıyla hazırlanmıştır.

1. 1. Verilerinizi Kim İşliyor?

Merkez Mahallesi Yalova-Kocaeli Yolu Caddesi No: 34 Taşköprü, 77040 Çiftlikköy/Yalova adresinde kurulu Yalova Ticaret Sicili nezdinde 8063 sicil numarası ile kayıtlı Aksa Akrilik Kimya Sanayii A.Ş’den (“Aksa Akrilik”) olarak “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, talep ettiğimiz ve bizimle paylaşmış olduğunuz kişisel verilerinizi işlenmelerini gerektiren amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak aşağıda açıklanan kapsamda işliyoruz.

1. 2. Hangi Kişisel Verilerinizi, Hangi Amaçlarla ve Hangi Hukuki Nedenlerle İşliyoruz?

İşverenininiz olarak, sizlerle staj ve eğitiminiz sürecinde çalışabilmemiz ve karşılıklı yükümlülüklerimizi yerine getirebilmemiz için kişisel verilerinizi işlememiz gerekiyor. Kişisel verilerinizi; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işliyor ve saklıyoruz. İşverenininiz olarak, sizlerle çalışabilmemiz ve karşılıklı yükümlülüklerimizi yerine getirebilmemiz için kişisel verilerinizi işlememiz gerekiyor. Kişisel verilerinizi; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işliyor ve saklıyoruz.

Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi, çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi, eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, erişim yetkilerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, fiziksel mekan güvenliğinin temini, görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, insan kaynakları süreçlerinin planlanması, iş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi, iş sağlığı / güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi, iş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi, iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi, mal / hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi, performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi, ücret politikasının yürütülmesi, yatırım süreçlerinin yürütülmesi, yetenek / kariyer gelişimi faaliyetlerinin yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, zimmet, organizasyon planlama, çalışan yönetimi, seyahat planlama süreçlerinin yönetilmesi amaçlarıyla kişisel verilerinizi işliyoruz.

Bu kapsamda staj sözleşmenizin kurulması, ifası ve sona ermesi süreçlerinin hukuka uygun şekilde yürütülmesi (örneğin işe giriş kayıtları, devamsızlık kayıtları, izin kayıtları, performans değerlendirme uygulamaları), temel hak ve özgürlüklerinize aykırı olmamak koşuluyla şirketimizin meşru menfaatleri, kanunda açık olarak öngörülen durumlar (örneğin kimlik bildirimleri), istihdamınıza bağlı hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi (örneğin ücret ödemelerinizin yapılabilmesi için banka hesap bilgilerinizin işlenmesi), yasal takip durumlarında hakkın tesisi, kullanılması ve korunması için veri işlemenin zorunlu olması durumlar ve bunların dışında kalan durumlarda sizden talep edeceğimiz açık, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklayacağınız rızanız kişisel veri işlemesinin başlıca hukuki dayanaklarını oluşturuyor.

Şirketimizin iştigal konusunun gerektirdiği faaliyetlerimiz kapsamında, Şirketimizin meşru menfaatleri kişisel verilerinizin işlenmesini gerekli kılıyor. Nitekim, suiistimallerin önlenmesi, hırsızlığın engellenmesi, genel güvenlik veya iş güvenliğinin sağlanması gibi nedenlerle veri işleme faaliyeti yapabiliyoruz. Ancak, bu durumda da sizin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemeye büyük bir özen göstermekteyiz.

Şirketimizde, bilgi iletişim araçları (telefon, mobil telefonlar, bilgisayarlar, internet bağlantıları, e-postalar) üzerinde denetim ve gözetimlerimiz söz konusu. Yine iş sağlığı ve güvenliği, genel güvenlik, ürün güvenliği amaçlarıyla işyerimizde kamera ile izleme faaliyeti Şirketimizin meşru menfaatlerine dayanmakla birlikte temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla gerçekleştiriliyor.

İşlemekte olduğumuz kişisel verileriniz, başvuru formalarınız ve referanslarınız, staj/eğitim sözleşmeniz ve değişiklikleri, iletişim bilgileriniz, bordro için gerekli olan bilgileriniz, acil durumlarda iletişim kurulacak kişiler gibi aile veya yakın bilgileriniz, eğitim kayıtlarınız, performans değerlendirme kayıtlarınız, seyahat bilgileriniz, disiplin kayıtlarınız, kamera kayıtlarınız gibi bilgilerden oluşuyor. Bu bilgileri “Kimlik Bilgileri, İletişim Bilgileri, Özlük Bilgileri, Hukuki İşlem Bilgileri, Performans ve Kariyer Gelişim (Mesleki Deneyim) Bilgileri, Görsel Ve İşitsel Bilgiler, Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgileri, Lokasyon Bilgileri, Finansal Bilgiler, İşlem Güvenliği Bilgileri, Risk Yönetimi Bilgileri, Sağlık Ve Diğer Özel Nitelikli Bilgiler” olarak kategorize ediyoruz.

Kişisel bilgilerinizin işlenmesi ile ilgili olarak, Şirketin politika ve prosedürlerinde birçok kural bulunuyor. Bu konuda özellikle web sitemizde bulunan Kişisel Veri Politikamızı inceleyebilirsiniz. Yine Şirketimizin intranet sisteminde de söz konusu dokümana ulaşabilir, ayrıca İnsan Kaynakları Birimi’nden de kâğıda basılı olarak alabilirsiniz.

Özel (hassas) nitelikli verileriniz kapsamında, sağlık bilgileriniz de işlediğimiz kişisel verileriniz arasında yer alıyor. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin bilgileriniz kural olarak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işleniyor. Bu kapsamda, sağlık verileriniz ve bunlarla ilgili detaylar kural olarak işyeri hekimimizde ve sağlık birimimizde bulunuyor. Sağlık verilerinizin özel nitelikli olduğunu ve bunları yetkili sağlık personeli dışındaki kişilerle paylaşmamanızı önemle hatırlatıyoruz. Ancak sağlık verilerinizin, hastalığa bağlı raporlu devamsızlık, iş kazalarının/meslek hastalıklarının bildirilmesi ve izinleri, özel sağlık sigortası yapılması durumunda buna ilişkin işlemler, doğum izinleri, engellilik durumu ve vergi muafiyeti gibi konularda yetkili personel tarafından da değerlendirilmesine, bunların özellikle bordro süreçlerinin yürütülebilmesi ve özlük haklarınızın sağlanabilmesi için işlenmesine ve gerektiğinde ilgili kişi ve kuruluşlara paylaşılmasına (özellikle İSG süreçleri nedeniyle işbirliği yapılan firmalar, yetkili sağlık kuruluşları, OSGB’ler) ihtiyaç duymaktayız. Yine 18 yaşından küçük stajyerlerimiz ve çalışanlarımız bakımından sağlık verilerinin işlenmesinde yetkili temsilcilerinden (veli/vasi) ayrıca rıza alınmasının isabetli olacağını düşünüyoruz (x).

Irk, etnik köken, siyasi düşünce, dernek üyeliği, kılık ve kıyafet kural olarak kanunda açıkça öngörülmüş olmadığı sürece, işlediğimiz veriler arasında yer almıyor. Din/mezhep ve diğer inançlarınıza ilişkin verileriniz de kural olarak işlemekten kaçındığımız verileriniz arasında bulunuyor. Ancak eski nüfus cüzdanlarının suretlerinde/vukuatlı nüfus kayıt belgelerinde din verileriniz bulunabiliyor. Söz konusu belgeler rızanız ve bilginiz dahilinde bize ulaşsa dahi, ilgili kısmı karartmaya ve verilerinizi bu şekilde saklamaya özen gösteriyoruz. Sizden de bu belgelerin ilgili kısmın karartılarak bize teslimini önemle rica ediyoruz.

1. 3. Kişisel Verilerinizi, Hangi Amaçlarla Ve Hangi Hukuki Nedenlerle Aktarıyoruz?

Stajyer ve öğrencilerimizin kişisel verileri, Şirketin meşru menfaatleri, kanunda açık olarak öngörülen durumlar, sözleşmenin kurulması ve ifası için gereklilikler, çalışan istihdamına bağlı hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yasal takip durumlarında hakkın tesisi, kullanılması ve korunması için veri işlemenin zorunlu olması durumlarında üçüncü kişilere aktarılıyor.

Aktarım yapılan taraflar;

(a) Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri: Bu kapsamda; özellikle, bankadan maaş ödemelerinin yapılabilmesi için bankalar, iş sağlığı güvenliği hizmetinin alınabilmesi ve işverenin koruma borcu yükümlülüğünün ifa edilebilmesi için OSGB ve benzeri kurumlar, yasal mevzuata uyum sebebiyle gerekli durumlarda Sermaye Piyasası Kurumu, Borsa İstanbul A.Ş. ile (Açık kanun hükümleri, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi), Bireysel Emeklilik veya Özel Sağlık Sigortası Şirketleri (hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, sözleşmenin ifası için gerekli olması), avukat ve hukuk danışmanları (yasal takip durumlarında hakkın tesisi, kullanılması ve korunması için veri işlemenin zorunlu olması), eğitim ve danışmanlık şirketleriyle (sözleşmenin ifası, Şirketin meşru menfaatleri),

(b) İş Ortakları ve Tedarikçilerimiz: Şirket iş ve faaliyetlerinin yürütülmesi için yapılan sözleşmelerin, kurulan sözleşmesel ve ticari ilişkilerin yürütülmesi, şirket süreçlerimizin verimliliğinin ve güvenliğinin sağlanması, hukuka ve usulüne uygun yürütülmesi için hizmet ve danışmanlık aldığımız firmalar, denetim şirketleri, müşterilerimiz, tedarikçilerimiz, alt yüklenicilerimiz, iş ortaklarımız, hizmet sağlayan şirketler (telekomünikasyon hizmeti veren şirketler, bordro hizmeti sunan şirketler, bina yönetim şirketi, güvenlik birimi, araç kiralama/filo şirketleri, servis hizmeti şirketleriyle (Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, sözleşmenin ifası, şirketimizin meşru menfaatleri),

(c) Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: Yasa ile gerektiği durumlarda özellikle İş hukuku mevzuatı ile iş sağlığı ve güvenliği mevzuatı ve ilgili düzenlemeler kapsamındaki yükümlülüklerimizin yerine getirilebilmesi için Kolluk kuvvetleri, poliklinikler, İl Sağlık Müdürlüğü, Sosyal Güvenlik Kurumu, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, SGK, İş-Kur, Maliye Bakanlığı, Vergi Daireleri, TÜBİTAK ve yasal yetkilere sahip olan kurumlar ile paylaşıyoruz (kanunda açık olarak öngörülen durumlar, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, Şirketin meşru menfaatleri).

(d) Topluluk Şirketlerimiz: Şirketimiz AKKÖK HOLDİNG bünyesi içinde yer alıyor. Bu kapsamda bağlı Holding ortağımız ve grubumuz kapsamında yer alan Şirketlerle veri aktarımı gerçekleşebiliyor. Bu aktarımlar kural olarak veri işleyen veri sorumlusu ilişkisine dayanıyor ve Şirketlerimizin verdikleri hizmetler çerçevesinde yapılıyor. Bu kapsamda, idari ve özlük işlemlerinizin yürütülebilmesi, sigorta süreçlerinin yürütülmesi, teknolojinin imkanlarından en verimli şekilde faydalanılabilmesi ve iş süreçlerinin en efektif hale getirilmesi;  Aksa Akrilik ile aranızdaki staj ilişkisine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi; kanundan doğan yükümlülüklerimizin ya da şirket politikalarımızın, iç denetim, risk yönetimi ve raporlama yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi gibi amaçlarla kişisel verileriniz yurtiçinde kurulu Akkök Holding’in diğer grup şirketleri ile paylaşmaktayız

1. 4. Kişisel Verilerinizin Güvenliği ve Saklanması

Kişisel verilerinizi güvenli ortamlarda saklıyor ve aktarım yapılacaksa bu konuda gereken tedbirleri alıyoruz. Bilgilerinizi Şirketimizin kilitli arşivi, güvenlik önlemleri alınmış araç ve uygulamalarında saklıyoruz. Toplanan kişisel verilerinizi öncelikle ilgili mevzuatta zorunlu kılınan süreler boyunca saklıyoruz. Hukuki gereklilikler özel bir sürenin uygulanmasını gerektiriyor ise bu sürelere uygun hareket ediyoruz. Suça konu bir eylemin söz konusu olması halinde ise kişisel verileriniz Türk Ceza Kanunu ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı süresince tutuluyor.

1. 5. Kişisel Verilerinizi Nasıl Topluyoruz?

İşlemekte olduğumuz kişisel verilerimizin büyük bir çoğunluğunu sizin bize verdiğiniz bilgilerden ve Eğitim Kurumunuzdan elde ediyoruz. Yine bazı durumlarda, referanslarınız veya çalışma hayatı gereklilikleri nedeniyle kamu kurum ve kuruluşları tarafından tesis edilmiş olan sistemlerdeki verilerden, kariyer.net ve benzeri istihdam Şirketlerinden de kişisel verileriniz bize ulaşabiliyor. İşlediğimiz bilgiler kâğıt ortamında (anket, başvuru formları, puantjlar) gibi otomatik olmayan yöntemlerle toplanabildiği gibi, e-mail veya Şirket web sitesi üzerinden gönderilen belgeler gibi kanallarla otomatik yöntemler ile de toplanabiliyor.

1. 6. Kişisel Verileriniz ile İlgili Haklarınız Nelerdir?

KVKK’nın 11. maddesi gereği kişisel verilerinizin; a) işlenip işlenmediğini öğrenme, b) işlenmişse bilgi talep etme, c) işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ç) yurtiçinde/yurtdışında aktarıldığı 3. kişileri bilme, d) eksik / yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, e) KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini / yok edilmesini isteme, f) aktarıldığı 3. kişilere yukarıda sayılan (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme, g) münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, ğ) kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme hakkına sahipsiniz.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile  Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi; Şirketimizin web sitesinde bulunan formu doldurmak suretiyle, Şirketimizin “Merkez Mahallesi Yalova-Kocaeli Yolu Caddesi No: 34 Taşköprü, 77040 Çiftlikköy/Yalova” adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla gönderebilir veya Şirketimizin aksaakrilik@hs02.kep.tr KEP adresine kayıtlı eposta ile gönderebilir ya da Kurumun belirlediği diğer yöntemlerle başvurabilirsiniz. Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması hakkında ayrıntılı bilgiye, Şirketimizin web sitesinde yayınlanan Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’nı inceleyerek ulaşabilirsiniz.